KARDEX E INVENTARIO.

DEFINICIONES:

KARDEX.

PEPS; Método de valuación de inventarios

Existen dos sistemas de inventarios: El sistema periódico y el sistema permanente. Cuando la empresa utiliza el sistema permanente, debe recurrir a diferentes métodos de valuación de inventarios, entre los que tenemos el Método Peps, Método Ueps, Método del promedio ponderado y Método retail, siendo estos los mas utilizados y mas desarrollados.

Método de primeras en entrar primeras en salir (PEPS).

Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente.

En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno.

En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compro al momento de la operación, es decir se la de salida del inventario por el valor pagado en la compra.

Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida según el método de valuación de inventarios manejado por la empresa.

UEPS; Método de valuación de inventarios

Existen dos sistemas de inventarios: El sistema periódico y el sistema permanente. Cuando la empresa utiliza el sistema permanente, debe recurrir a diferentes métodos de valuación de inventarios, entre los que tenemos el Método Peps, Método Ueps, Método del promedio ponderado y Método retail, siendo estos los mas utilizados y mas desarrollados.

Método de últimas en entrar primeras en salir (UEPS).

En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy común en los países con tendencias inflacionarias.

El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo que se le da en el método PEPS, es decir que se le da salida del inventario por el valor de adquisición, esto debido a que como es apenas lógico, el producto se devuelve por el valor que se pago a la hora de adquirirlo. Debemos recordar además que los diferentes métodos de valuación tienen validez para costear las ventas o salidas, ya que las compras ya tienen un costo identificado que es el valor pagado por ellas.
En el caso de la devolución en ventas, estas ingresan nuevamente al inventario por el valor o costo con que salieron al momento de hacer la venta.

EJEMPLOS:

KARDEX.

El kardex es un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control de la mercadería cuando se utiliza el método de permanencia en inventarios, con este registro podemos controlar las entradas y salidas de las mercaderías y conocer las existencias de todos los artículos que posee la empresa para la venta.

Métodos de valoración de inventarios

Existen básicamente 4 métodos para valoración de los inventarios, que son los siguientes:

Método Promedio Ponderado, Método P.E.P.S. Primeros en Entrar, Primeros en Salir, Método U.E.P.S. Últimos en Entrar, Primeros en Salir, Método Último precio de compra

Basados en el ejercicio expuesto en el capítulo anterior, vamos a estudiar estos 4 métodos.

Método Promedio Ponderado

El método promedio ponderado es uno de los más utilizados por cuanto su aplicación es más sencilla, vamos a analizar el kardex del artículo “Q” para conocer como se debe aplicar este método:

Fila 8

Con fecha 1 de julio registramos el inventario inicial, al multiplicarla cantidad 90 por 100 que es el valor unitario, obtenemos $ 9.000,00 en la celda K8.

Fila 9

Con fecha 2 de julio realizamos una compra de 40 unidades a 120,00 cada una, esto nos da un total de $ 4.800,00, resultado que se encuentra en la celda E9, sumamos las cantidades de la fila anterior, 90, mas 40 de la compra y este resultado lo ponemos en la celda I9, sumamos los valores totales anteriores, 9.000,00, mas 4.800,00 de la compra y obtenemos 13.800,00 que registramos en la celda K9, éste valor dividimos para 130 que es la cantidad actual de las existencias y obtenemos $ 106,15 que es el nuevo costo promedio ponderado, este valor queda registrado en la celda J9, es decir aplicamos la fórmula =K9/I9.

Fila 10

En julio 3 realizamos una venta de 35 unidades, que deben salir al último costo promedio ponderado que es 106,15, esto da como resultado 3.715,38 que se encuentra en la celda H10, en I10 aplicamos la fórmula =I9-F10 para actualizar el saldo de cantidades, similar fórmula, aplicamos en la celda K10, =K9-H10 para actualizar el valor de las existencias, en J10 registramos la fórmula =K10/I10, para conocer el nuevo costo promedio que se mantiene en $ 106,15.

Fila 11

Registramos en julio 4, otra venta, esta vez de 20 unidades que salen a $ 106,15 c/u, esto da como resultado $ 2.123,08 (H11), actualizamos las cantidades en la celda I11 aplicando la fórmula =I10-F11, en K11 registramos =K10-H11, esto da como resultado $ 7.961,54 que dividido para 75, da como resultado otra vez $ 106,15.

Fila 12

En julio 5, de la última venta, devuelven 10 unidades, las devoluciones en ventas, registramos en las mismas columnas de salidas pero con signo contrario, se registra de esta forma para no confundirnos con las compras, el costo por unidad de la devolución es igual al costo de la venta, es decir $ 106,15, de manera que en F12, registramos con signo menos 10 unidades, a un costo de $ 106,15, en H12 obtenemos ($ 1.061,54), en Contabilidad cuando utilizamos paréntesis, también equivale al signo negativo. En cantidades de la sección existencias, registramos la fórmula =I11-F12 y obtenemos 85, pues teníamos 75 mas 10 que nos devuelven da como resultado 85, en el total tenemos $ 9.023,08, que equivale a la suma de 7.961,54 mas 1.061,54, para obtener el nuevo costo promedio, dividimos $ 9.023,08 para 85, obtenemos otra vez $ 106,15.

Fila 13

Se realiza una compra en julio 6, 70 unidades a un nuevo precio de $ 130,00, que da como resultado $ 9.100,00, las 70 unidades sumamos a las 85 y este resultado 155 lo registramos en la celda I13, lo propio hacemos con los valores, sumamos $ 9.100,00 mas $ 9.023,08, este total $ 18.123,08 dividimos para 155 y obtenemos en J13 el nuevo costo promedio que subió a $ 116, 92.

Fila 14

En julio 7, se registra una devolución en compra de 15 unidades, al mismo costo de $ 130,00 por unidad, registramos un total de $ 1.950,00, todas estas cantidades las registramos en la sección de entradas pero con signo negativo. Actualizamos las existencias, en la celda I14, restamos 155 menos 15 y obtenemos 140 unidades, en K14 restamos $ 18.123,08 menos 1.950,oo y obtenemos $ 16.173,08 que dividido para 140, da como resultado $ 115,52 que es el nuevo costo promedio ponderado.

Fila 15

Se realiza una venta en julio 8, 50 unidades al último costo promedio registrado de $ 115,52, da como resultado $ 5.776,10, actualizamos las existencias, restamos 140 menos 50, nos da 90 en la celda I15, restamos 16.173,08 menos 5.776,10, obtenemos como resultado $ 10.396,98 que dividimos para 90 y obtenemos el costo promedio de $ 115,52 que es el mismo de la fila anterior.

Como hemos observado este sistema permite obtener permanentemente cantidades, valores y costo promedio de los inventarios, el resultado final es 90 unidades a un valor total de $ 10.396,98 y un costo promedio de $ 115,52.

Método P.E.P.S. Primeros en Entrar, Primeros en Salir

En este método, los cotos de las primeras mercaderías en entrar, son los primeros costos que registramos para sacar las mercaderías vendidas. Utilizando las mismas operaciones del ejercicio anterior, vamos ahora a observar como se ha transformado la tarjeta kardex, utilizando el método P.E.P.S.

Es necesario indicar que las cantidades registradas al final de las operaciones es igual aplicando cualquier método, es decir que no existe variación, esto quiere decir que las 90 unidades del inventario final se mantendrán en cualquier método de valoración que apliquemos lo que si cambia en cada método son los valores totales como lo vamos a demostrar a continuación.

Fila 26

Al igual que en el método promedio ponderado, registramos el inventario inicial, 90 unidades a $ 100,00 cada uno, que da un total de $ 9.000,00.

Fila 27

Registramos una compra en julio 2, 40 unidades a $ 120,00, da como resultado $ 4.800,00, estos mismos datos hacemos constar en las columnas de existencias, de tal forma que tenemos 90 unidades de 100 y 40 de 120, trazamos una línea inferior gruesa para hacer notar que tenemos mercaderías con estos dos precios.

Fila 28

Se realiza una venta en julio 3, 35 unidades que debemos registrar al costo de 100, pues el método exige que las primeras en entrar son las primeras en salir y como las de 100 estuvieron primeras son las primeras en salir, esto nos da un total de $ 3.500,00, de modo que ahora en existencias nos queda 55 de a 100 que es la diferencia entre 90 menos 35, las unidades de 120, se mantienen 40, al igual que en el caso anterior, trazamos una línea gruesa para indicar que las líneas 28 y 29 conforman la actual existencia del artículo “Q”.

Fila 30

En julio 4 se realiza otra venta de 20 unidades, como todavía tenemos disponibilidad de las de a 100, sacamos 20 de a 100, en existencias nos queda ahora 35 de a 100 y 40 de a 120.

Fila 32

Se registra una devolución en venta en julio 5, 10 unidades de a 100 que registramos con signo negativo en las columnas de salidas, ahora nuestras existencias son 45 de a 100 y 40 de a 120.

Fila 34

En julio 6, realizamos una compra de 70 unidades a un nuevo precio de $ 130,00 por unidad, esto nos da como resultado $ 9.100,00. En nuestras existencias tenemos ahora 45 de a 100, 40 de a 120 y 70 de a 130.

Fila 37

En julio 7, registramos una devolución en compra de 15 unidades de a 130, que ponemos con signo negativo en entradas, el costo por unidad de la devolución registramos al mismo precio de la compra, es decir $ 130,00. En nuestras existencias tenemos ahora: 45 de a 100, 40 de a 120 y 55 de a 130.

Fila 40 y 41

En julio 8, registramos una venta de 50 unidades, registramos la salida de 45 de a 100 y 5 de a 120. En existencias nos queda 35 de a 120 que da un total de $ 4.200,00 y 55 de a 130 que da un total de $ 7.150,00. En cantidades sumamos 35 mas 55 y obtenemos 90, sumamos los totales 4.200 mas 7.150 y obtenemos el total de inventarios $ 11.350,00. Como podemos observar utilizando este método se elevó el valor del inventario.

En el próximo capítulo vamos a continuar analizando los otros dos métodos para valorar los inventarios.

Método U.E.P.S. Últimos en Entrar, Primeros en Salir

En este método, los costos de los últimos artículos comprados, son los primeros costos que registramos para sacar las mercaderías vendidas. Utilizando las mismas operaciones del ejercicio anterior, vamos ahora a observar como se procede para realizar el registro en la tarjeta kardex.

Fila 52

Al igual que en el método anterior, registramos el inventario inicial, 90 unidades a $ 100,00 cada uno, que da un total de $ 9.000,00.

Fila 53

Registramos una compra en julio 2, 40 unidades a $ 120,00, da como resultado $ 4.800,00, estos mismos datos hacemos constar en las columnas de existencias, de tal forma que tenemos 90 unidades de 100 y 40 de 120, trazamos una línea inferior gruesa para hacer notar que tenemos mercaderías con estos dos precios.

Fila 54

Se realiza una venta en julio 3, 35 unidades que debemos registrar al costo de 120, porque es el costo de las últimas mercaderías en entrar y según el método, deben ser las primeras en salir. En nuestras existencias disponemos ahora de 90 unidades de a 100 y 5 de a 120.

Fila 56 y 57

En julio 4, realizamos otra venta de de 20 unidades, sacamos 5 de a 120 que son las últimas que nos queda y 15 de a 100, por tanto nuestras existencias ahora son de 75 unidades de a 100, esto nos da un total de $ 7.500,00.

Fila 58

Con fecha 5 de julio, se realiza una devolución en venta de 10 unidades, registramos a un costo de 100 cada una, lo que nos da un total de 1.000, en existencias nos queda ahora 85, la suma de 75 de la existencia anterior mas 10 de la devolución, a un costo de 100, nos da 8.500.

Fila 59

Registramos en julio 6, la compra de 70 unidades a un nuevo costo de 130, en existencias tenemos ahora 85 de a 100 y 70 de a 130.

Fila 61

En julio 7, registramos la devolución en compra de 15 unidades, al mismo costo de las unidades compradas $ 100,00, esto nos da un total de 1.950, registramos estos datos en la misma columna de entradas pero con signo negativo, en existencias nos queda ahora 85 unidades de a 100 y 55 de a 130.

Fila 63

Se realiza una venta de 50 unidades, registramos al costo de 130, finalmente en existencias tenemos, 85 unidades de a 100 y 5 de a 130. El total de unidades son 90 y el total de valores $ 9.150,00. Utilizando este método observamos que el valor del inventario bajó.

A continuación vamos a ver el último método.

Método último precio de compra

Mediante este método se conserva en las existencias del inventario, el precio de la última compra, en este registro vamos a observar una columna adicional en el lado derecho, que sirve para incluir el AJUSTE a la cuenta mercaderías cada vez que se registre compras a un nuevo precio, pues este es el objetivo de este método.

El método ÚLTIMO PRECIO DE COMPRA, es muy parecido al primer método Promedio ponderado porque ocupan una sola línea para cada movimiento, ya sea compra, venta, devolución en venta o devolución en compra. A diferencia de los otros métodos, este conserva el precio de la última compra. Como podemos ver en la fila 76, estamos comprando 40 unidades a $ 120,00 cada unidad, en existencias teníamos 90 de a 100, pero al comprar 40 unidades mas, ahora tenemos 130 unidades que registramos a un precio unitario de $ 120,00, pues éste es el último precio de compra, de tal manera que ahora tenemos un valor total en existencias de $ 15.600,00.

En nuestra Contabilidad tenemos registrado:

En julio 1, el inventario inicial por $ 9.000,00

En julio 2, la compra por un total de $ 4.800,00

Total 13.800,00

En el kardex en cambio tenemos un total de 15.600,00

Tenemos una diferencia que debemos ajustar por 1.800,00

Los $ 1.800,00 aparecen como podemos ver en la columna de AJUSTE. El asiento que debemos registrar es el siguiente:

De esta forma, la cuenta INVENTARIO DE MERCADERIAS, queda con un valor igual al del kardex $ 15.600,00 en esta fecha.

Un ajuste similar se debe registrar con fecha julio 6 por otra compra donde el precio unitario se eleva a $ 130,00. Como se puede deducir, este método es mas utilizado en épocas inflacionarias, donde los empresarios necesitan mantener actualizados los precios de sus inventarios.

Ahora vamos a realizar una comparación de la valoración de los inventarios, obtenida con los 4 métodos:

1. Método Último precio de compra $ 11.700,00

2. Método Primeras en Entrar, Primeras en Salir 11.350,00

3. Método Promedio Ponderado 10.396,98

4. Método Últimas en Entrar, Primeras en Salir 9.150,00

Según los valores anteriores, el valor mas alto se obtiene si se aplica el método de último precio de compra, seguido por el método P.E.P.S., luego el método promedio ponderado y el valor mas bajo se obtiene utilizando el método U.E.P.S.

Existen diversos criterios para aplicar tal o cual método, como se indicó antes, en tiempos inflacionarios algunos empresarios consideran muy útil aplicar el método último precio de compra, para mantener actualizados los costos de sus inventarios con los precios de mercado, otros pueden considerar que mas práctico es el método P.E.P.S. Algunas empresas prefieren manejar sus inventarios con el método promedio ponderado que es uno de los mas utilizados y otros cuantos prefieren aplicar el método U.E.P.S. y mantener un valor mas conservador en sus inventarios.

Es necesario aclarar que cualquiera sea el método utilizado, los kardex de Contabilidad se deben registrar con cantidades y valores, como hemos visto en los ejemplos presentados, sin embargo a nivel de bodega se acostumbra llevar los registros únicamente a nivel de cantidades, pues ciertas empresas consideran por seguridad, que no es conveniente que las personas de bodega conozcan los precios de las mercaderías. Además en bodega no interesa que método de valoración se está aplicando, pues únicamente deben concentrarse en ordenar bien los artículos en los diferentes espacios disponibles para una fácil localización tanto para las entradas como para las salidas.